行政でDX化の推進がはじまってから、そろそろ５年経つころです。
公営企業会計システムの機能を正しく使えていますか？

公営企業会計システムには、大きく２つの機能があります。
１）伝票発行、現金出納管理
２）複式簿記を使った経営データ（財務諸表）の作成

IT化は、業務量を軽減し、且つ人間がやるよりも精度の高いデータを得ること。
また、属人性を排除でき、誰でもデータを作成できるようにすること。
そしてDX化は、そのデータを基盤に、データ分析やシミュレーションをすることで、変革へのプロセスを作ることです。

ところが、ほとんどの団体で、導入したシステムでは経営データ（財務諸表）の作成まで辿りつかず、Excel等の別のソフトで担当者が作ってるため、属人性を排除できず、せっかく導入したシステムも業務の足枷になっている実情をちらほら見かけます。

なぜそうなってしまうのか？
それには＜運用上の問題＞と＜会計ロジック上の問題＞があります。

＜運用上の問題＞
システム導入当時に十分な時間が取れず、システムの初期設定や基本データの整備が完了しないままに運用を開始してしまい、とりあえず財務諸表はExcelで作ったままとなっていることが多くあります。
人事異動により引継ぎができず今更誰もわからない、というパターンも。
とはいえ、システム会社に、今更有償で操作方法のレクチャーを受けるためだけに予算を組むことは難しいのが現実です。

＜会計ロジック上の問題＞
多くの担当者は、自分でデータ入力をして、セルフチェックのみで伝票発行や現金出納管理を行なっています。会計実務の工程の中に「検証する」という業務機能が足りておらず、会計としての適正性に自信が持てない方が多いのではないでしょうか。
DX化の基盤となるデータベースは正しいものでないといけません。専門知識なく検証することは難しく、私たちが見てきた団体でも、過去の間違いに苦慮することが多いです。

そこで、そのような状況に陥っている団体の担当者の方に意識していただきたいのは、今がチャンスということです。
システムはだいたい５年程度でリプレイスします。特に総務省とデジタル庁が行政のクラウド化を進めているため、必ずここ数年でリプレイスを迎えるはずです。

リプレイス時であれば、現在わかっている運用上の問題である
・システムの初期設定や基本データの整備は完了しなければいけない
・操作方法のマニュアルはどこまでの精度で作成が必要か
などの課題を、導入条件として組み込むことができます。

また、その際に今までの運用が本当に正しいのかを検証すれば、会計ロジック上の問題も解決できます。
フリーフライトは、入力した結果の財務諸表に異常値がないか、適正かをチェックします。
それによりシステム運用の問題点を整理し、次のリプレイスにおいてどのような要件が必要かも指摘することができます。

予算化できる公営企業会計システムのリプレイス時期を逃さず、いずれやってくるDX化の波に乗っていきたい…。そんな方は、ぜひフリーフライトにお問合せください。